一般人來(lái)說(shuō)，打印office文檔是一件再簡(jiǎn)單不過(guò)的事情了，執(zhí)行“文件→打印”命令（快捷鍵為Ctrl+P），設(shè)置好打印的頁(yè)碼及份數(shù)，再點(diǎn)擊“確定”就可以了。實(shí)際上，在這個(gè)簡(jiǎn)單的打印操作中，有著許多的小技巧，掌握了它們，不但能提高工作效率，還能節(jié)約紙張成本呢。
竅門(mén)1：為word打印提速
有時(shí)我們只是要校對(duì)文稿，不要求太高的打印質(zhì)量，只希望能打印得快一點(diǎn)，可按下面的方法進(jìn)行操作：執(zhí)行“文件→打印”命令調(diào)出打印窗口，單擊其左下角“選項(xiàng)”按鈕，又會(huì)打開(kāi)一個(gè)打印選項(xiàng)窗口，勾選“草稿輸出”項(xiàng)，確定即可。草稿輸出能大大提高打印的速度，但是將無(wú)法打印特殊格式或圖形。另外需要注意的是：有些打印機(jī)不支持草稿輸出，大家可查閱相關(guān)的說(shuō)明文件。
竅門(mén)2：削足適履 縮放打印
假設(shè)當(dāng)前的文檔版式是按A4大小排版設(shè)計(jì)的，但是又想使用B5的紙進(jìn)行打印，這時(shí)該怎么辦呢？如果重新按B5大小來(lái)調(diào)整版面，頁(yè)數(shù)少的話還可以，如果有十幾甚至上百頁(yè)，那工作量可就非同小可了。此時(shí)可通過(guò)下面的方法來(lái)解決：
執(zhí)行“文件→打印”菜單命令，調(diào)出打印對(duì)話框，單擊“縮放”下的“按紙型縮放”，選擇“B5”（可以根據(jù)實(shí)際需要選擇其他的紙型），確定后打印即可，Word會(huì)自動(dòng)縮小字體和圖形的大小，使其與B5紙張的大小相匹配。注意，在PowerPoint中有類似的打印功能，名為“根據(jù)紙張調(diào)整大小”。
竅門(mén)3：以一當(dāng)十省紙張
有時(shí)為了打印圖書(shū)的校對(duì)草稿或多頁(yè)小冊(cè)子，可將多頁(yè)內(nèi)容，如4頁(yè)的內(nèi)容拼到一頁(yè)上進(jìn)行打印，這樣可以有效節(jié)約紙張。方法很簡(jiǎn)單，在打印對(duì)話框的“縮放”中，單擊“每頁(yè)的版數(shù)”，選擇“4 版”項(xiàng)，打印即可。Word允許的最大拼版數(shù)為16個(gè)版。
竅門(mén)4：快速打印Word快捷鍵
熟練使用快捷鍵，可以大大提高工作效率，但是Word中的快捷鍵太多，剛開(kāi)始的時(shí)候總是記不住，我們不妨將Word的所有快捷鍵打印出一份列表，以備隨時(shí)參考：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辍辍辈藛蚊�，再單擊“宏的位置”下拉按鈕，選擇“Word 命令”，然后在“宏名”框中選擇“ListCommands”項(xiàng)，并單擊“運(yùn)行”按鈕；接著會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框中，選中“當(dāng)前菜單和快捷鍵設(shè)置”項(xiàng)，單擊“確定”后即可生成當(dāng)前所有菜單和快捷鍵的列表；按Ctrl+P鍵調(diào)出打印對(duì)話框打印該文檔即可。
竅門(mén)5：打印預(yù)覽時(shí)也能編輯文件
在Word中編輯好文件之后，一般我們都要先執(zhí)行“文件→打印預(yù)覽”命令察看一下，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，大多數(shù)人都會(huì)返回編輯狀態(tài)進(jìn)行修改，然后再重新預(yù)覽打印。其實(shí)，如果錯(cuò)誤不復(fù)雜的話，在打印預(yù)覽狀態(tài)下也能修改文件：在預(yù)覽狀態(tài)下，光標(biāo)為放大鏡形狀，此時(shí)單擊工具欄上的放大鍵按鈕，光標(biāo)將變?yōu)椤癐”形，此時(shí)便可做一些簡(jiǎn)單的編輯修改工作了，修改好之后再次單擊放大鏡按鈕，返回預(yù)覽狀態(tài)，單擊“打印”按鈕打印就可以了。
竅門(mén)6：Excel中彩色表格打印技巧
為了突出顯示某些數(shù)據(jù)，我們經(jīng)常會(huì)為單元格設(shè)置特殊顏色和底紋。但如果你使用的是黑白打印機(jī)打印彩色的Excel表格，有可能影響察看表格中的文字。我們不必一一替換表格的顏色，只需在頁(yè)面設(shè)置中動(dòng)一點(diǎn)小手腳就可以解決這一問(wèn)題：執(zhí)行“文件→頁(yè)面設(shè)置”命令打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，選中“工作表”標(biāo)簽下的“單色打印”項(xiàng)。以后再打印時(shí)，表格中的顏色和底紋將被忽略，這樣還可以加快打印的速度。
竅門(mén)7：只打印想要的那部分
在同一個(gè)Excel工作表中可能包括了多個(gè)表格，如果你不想打印整個(gè)工作表，而只是要打印其中一部分的內(nèi)容，可按照下面的方法執(zhí)行：首先選中要打印的那部分內(nèi)容，然后執(zhí)行“文件→打印”命令調(diào)出打印對(duì)話框，在“打印內(nèi)容”項(xiàng)中，選中“選定區(qū)域”項(xiàng)，確定后打印即可。
竅門(mén)8：不打印Excel中的錯(cuò)誤
如果Excel工作表中存在錯(cuò)誤，可以通過(guò)下面的方法，避免打印出這些錯(cuò)誤的單元格中的數(shù)值：在頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框中的“工作表”標(biāo)簽下，單擊“錯(cuò)誤單元格打印為”下拉按鈕，選擇“空白”或“--”項(xiàng)就可以了。