作為企業(yè)的管理者，除了理念、管理的領(lǐng)先，在辦公軟件的應(yīng)用上也應(yīng)該緊跟時代。
網(wǎng)絡(luò)使無紙化辦公、協(xié)作辦公、遠(yuǎn)程辦公皆成可能，Excel強大的數(shù)據(jù)管理、函數(shù)分析功能協(xié)助企業(yè)制定出合理的產(chǎn)銷計劃、進(jìn)行贏虧預(yù)測，PowerPoint在商業(yè)活動中大力宣傳產(chǎn)品、展示企業(yè)形像……如果將這些充分應(yīng)用到生產(chǎn)經(jīng)營中，定會使企業(yè)錦上添花。老總們，還繼續(xù)局限在傳統(tǒng)的辦公模式之下嗎？下面關(guān)于“合同”的案例，也許會從一個側(cè)面，幫你刷新數(shù)字化辦公概念的內(nèi)涵。
一、合同自網(wǎng)上來，不亦樂乎？
某制鞋廠生意興隆，今天又收到老客戶的一筆大訂單，王總正要換上西裝，準(zhǔn)備出發(fā)時，小李建議：試試網(wǎng)上合同吧！要是換了其他人，王總估計不會采納，可小李進(jìn)入公司幾個月來，制作了企業(yè)網(wǎng)頁，教王總學(xué)會了用Outlook收發(fā)電子郵件，以及如何在網(wǎng)上與客戶有效交流、還有一些產(chǎn)品信息、對手動態(tài)的搜索技巧等，王總想了想，點點頭。很快，助理把合同擬寫完成�！耙郧靶枰灻蛏w章，現(xiàn)在，合同雙方相互電子簽章就OK了�！薄Ｐ±钜贿呎f，一邊用word 2007打開合同文檔。
1．添加簽名行
“您看，這就是即將正式發(fā)布的MS office 2007，操作簡單，界面更美觀，各種應(yīng)用都得到了極大加強�！�
首先切換到“插入”面板，將插入光標(biāo)定位到合同末尾本公司的單位簽名處，單擊“簽名行”，按提示填入自己公司的必要信息后，一個圖片就會插入進(jìn)來。將圖片的文字環(huán)繞方式修改為四周型并調(diào)整好位置。按同樣的方法，在對方的簽名處插入另一簽名行（見圖1））。這時，合同內(nèi)容還可修改且不會造成簽名無效。
2．部署
將合同通過電子郵件或其它方式發(fā)送到對方，對方也用Word 2007打開，對合同內(nèi)容進(jìn)行檢查。此時，雙方還有相互商量的余地。一旦確認(rèn)無誤后任何一方都可在自己的簽名行處對簽名行進(jìn)行部署。右擊簽名行，選擇“部署”，在打開的“部署”窗口中，可插入自己公司的公章圖片（得提前掃描到電腦）、自己的手寫字體圖片或照片等（見圖2）。
一方部署完成后將文件發(fā)送到另一方，此時，另一方就不能在保證簽名驗證有效的前提下私自修改合同內(nèi)容了，只能對自己的簽名行進(jìn)行部署。雙方的權(quán)限完全等同。
小提示：與傳統(tǒng)的合同方式相比，部署就相當(dāng)于碰杯后的簽字畫押。當(dāng)然，任何事情都有很大的靈活性，就算已進(jìn)行了部署，只要互相征得對方同意，也可刪除簽名或重新部署。重新部署后，簽名行上將顯示證書不可信，只要單擊“若要信任此用戶的身份，請單擊此處”，簽名即可重新生效（見圖3）。
二、合同的安全性
1．文檔屬性檢查 天下無泄
在隱私越來越引起人們重視卻越來越透明化的今天，敏感信息的保護(hù)顯得更加重要。尤其是主管發(fā)出的文檔，一定要保證濾除了相關(guān)信息，否則權(quán)威性會大打折扣。
office文檔中會保留以下用戶信息：作者姓名、批注、版本、修訂、墨跡注釋、文檔屬性、文檔管理服務(wù)器信息、隱藏文字、自定義 XML的 數(shù)據(jù)以及頁眉和頁腳中的信息。不信，那就右擊任一Office 文檔，選擇“屬性→摘要→高級”，你看能觀察到什么？
要清除這些信息，可單擊“文件→完成→檢查文檔”，再按提示操作。
2．文檔比較 查出被改后的蛛絲馬跡
合同，定義出了雙方的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系，一字之差、一個標(biāo)點之差都可能使合同中的焦點問題性質(zhì)大變，恰好，這些細(xì)微差別很難人工識別。那就用用word 2007的文檔比較功能吧。