word長(zhǎng)文檔引用 標(biāo)題隨“芯”而動(dòng)
小朱最近在做一份項(xiàng)目計(jì)劃書，交給客戶之前，猛然發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)長(zhǎng)的文章中，某個(gè)小標(biāo)題改了，而相應(yīng)的目錄索引卻沒(méi)改，差點(diǎn)誤了大事。我們遇到較長(zhǎng)的文檔時(shí)，有時(shí)要進(jìn)行部分修改，如果一頁(yè)一頁(yè)地查找修改，既花費(fèi)了大量的時(shí)間，又容易出錯(cuò)。如何把目錄與文章內(nèi)容有效地“鎖”在一起？
鑰匙：使用Word 的交叉引用功能，Word會(huì)自動(dòng)確定引用的頁(yè)碼、編號(hào)等內(nèi)容。如果以超級(jí)鏈接形式插入交叉引用，讀者在閱讀文檔時(shí)，可以通過(guò)對(duì)目錄進(jìn)行超級(jí)鏈接來(lái)快速移動(dòng)到該位置，要修改說(shuō)明性的文字時(shí)，在文檔中直接修改即可。
首先單擊“插入→交叉引用”，在對(duì)話框的“引用類型”下拉列表框中選擇需要的項(xiàng)目類型，如果文檔中存在該項(xiàng)目類型的項(xiàng)目，會(huì)出現(xiàn)在列表框中供用戶選擇。接下來(lái)在“引用內(nèi)容”列表框中選擇要插入的信息（如“段落編號(hào)（無(wú)上下文）”等），在“引用哪一個(gè)編號(hào)項(xiàng)”下面選擇合適的項(xiàng)目即可。如果要使讀者能夠直接跳轉(zhuǎn)到引用的項(xiàng)目，可選擇“插入為超鏈接”，否則將直接插入選中項(xiàng)目的內(nèi)容。單擊“插入”按鈕即可插入一個(gè)交叉引用，如果不關(guān)閉該對(duì)話框，直接在文檔中選擇新的插入點(diǎn)，選擇相應(yīng)的引用類型和項(xiàng)目后單擊“插入”按鈕即可插入別的交叉引用（見(jiàn)圖1）。
公式連接 Excel數(shù)據(jù)齊步走
行政部的小王遇到這樣一個(gè)問(wèn)題：多部門獨(dú)立維護(hù)各自的Excel文件，修改時(shí)并不通知其他部門，造成文件更新的滯后。這就要求設(shè)立一個(gè)“父”文件，可以把各部門分散的數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總到一起，比如將子文件的sheet3的內(nèi)容完全引入到父文件的sheet3中，以后當(dāng)子文件更改內(nèi)容后，打開(kāi)父文件時(shí)也應(yīng)該相應(yīng)得到最新內(nèi)容。父子間怎樣實(shí)現(xiàn)心心相通呢？
鑰匙：直接用公式建立連接即可。例如要讓當(dāng)前文件的某個(gè)單元格等于C盤dir目錄下的book1中的sheet3中的A1單元格的值。在單元格不、內(nèi)輸入='C:\dir\[Book1.xls]Sheet3'!A1就OK了。在A1輸入以上公式后，拽住A1單元格右下角的黑十字，向右或向下便可拖出需要的范圍。此外，用“數(shù)據(jù)→導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”也可行，啟用自動(dòng)更新數(shù)據(jù)即可（見(jiàn)圖2）。
Excel“照相機(jī)” 格式內(nèi)容同顯示
小李在處理Excel文件的時(shí)候，通常需要在一個(gè)頁(yè)面中同步顯示另外一個(gè)頁(yè)面時(shí)，使用粘貼的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，不能很好地反映目標(biāo)位置的格式編排情況，有更好的辦法嗎？
鑰匙：Excel藏了一個(gè)“照相機(jī)”，趕緊把它找出來(lái)。它不僅可以同步顯示表格中的數(shù)據(jù)，而且連編排的格式也可以同時(shí)反映出來(lái)，只要把需要的內(nèi)容“照”下來(lái)，再粘貼到另一個(gè)頁(yè)面上就OK了。 先把照相機(jī)擺到工具欄中。進(jìn)入“視圖→工具欄→自定義”，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“命令”標(biāo)簽，然后在“類別”中選擇“工具”，再到右面的“命令”欄中選擇“照相機(jī)”按鈕，將其拖到工具欄中即可（見(jiàn)圖3）。如果要把sheet1的內(nèi)容自動(dòng)顯示到sheet2中，先在sheet1下選中要顯示的內(nèi)容，點(diǎn)擊工具欄中的“照相機(jī)”按鈕，這時(shí)選定區(qū)域就被拍下來(lái)了，然后只要在sheet2需要插入內(nèi)容的位置點(diǎn)擊一下，區(qū)域就會(huì)以圖片的形式粘貼上去，以后在sheet1中的內(nèi)容有任何的改變，在sheet2都可以同步進(jìn)行顯示。
PPT擦除 字幕與旁白同步
新產(chǎn)品即將發(fā)布，小劉負(fù)責(zé)制作新產(chǎn)品簡(jiǎn)介的PPT制作。“沒(méi)有聲音，再好的戲也出不來(lái)。”為PPT配上自動(dòng)解說(shuō)，更加繪聲繪色，那么如何有效吸引觀眾的注意力呢？慣常的手法是使用文字飛入等動(dòng)畫效果，如果能像卡拉OK中那種讓文字隨聲音逐字出現(xiàn)就好了。